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Visioconférences vers une utilisation hybride

Entreprises juillet 2020

Visioconférences vers une utilisation hybride

Malgré un engouement fulgurant, les visioconférences ne peuvent pas remplacer totalement le présentiel. La pratique a toutes ses chances d’être maintenue, mais plus pour un usage interne.

Propulsées sur le devant de la scène depuis l’annonce du confinement, les plateformes d’échanges à distance ont vu le nombre d’utilisateurs grimper de façon spectaculaire. Sous la contrainte, bon nombre d’entreprises à travers le monde et particulièrement au Maroc, où l’outil digital ne bat pas son plein, se sont acclimatées à une situation qui exige le recours aux nouvelles technologies pour assurer une survie ne serait-ce que partielle. Ainsi, un nouveau comportement a émergé au bout d’un temps record. La pandémie Covid-19 a transformé le mode de communication au profit des plateformes virtuelles. Devenue la star du confinement, la visioconférence s’est généralisée à toutes les pratiques. Enseignement à distance, réunions professionnelles, conférences de presse, séminaires en ligne, séances de sport et même des discussions entre familles, les logiciels de visioconférences ont été convoités durant cette période et continuent de séduire même après la reprise de l’activité. Du côté de l’activité professionnelle, les entreprises de taille moyenne qui ne disposent pas des outils requis pour suivre la cadence, ont mis les bouchées doubles. Et pour une meilleure performance, les développeurs de ce type d’application ont concocté des programmes pour accompagner les PME. C’est d’ailleurs le cas de Microsoft qui a renforcé l’efficacité de sa plateforme Team. «Nous avons constaté durant cette période que les entreprises de grandes tailles étaient d’ores et déjà préparées à une transformation digitale, tandis que beaucoup d’autres ne l’étaient pas. L’engouement est tel que nous avons proposé des formations à des entreprises pour l’utilisation des visioconférences», dévoile Hicham Iraqi Houssaini, directeur général de Microsoft.

Le boom des utilisations
En effet, l’usage de ces outils collaboratifs s’est accru de façon exponentielle dès la deuxième semaine du mois de mars. Pour Team, par exemple, l’utilisation a doublé au niveau mondial. Elle est passée de 40 millions d’utilisateurs à 80 millions. Même son de cloche auprès des autres plateformes. L’application Zoom a enregistré un trafic record en avril dernier et affiche un nombre de participants en hausse de 3.000%. Un constat corroboré par l’institut spécialisé dans l’observation du marché des applications mobiles, App Annie. L’institut a recensé 62 millions d’applis dans le monde sur App Store et Play Store. Une tendance encore plus importante du côté des visioconférences orientées vers les professionnels avec des téléchargements 90% plus nombreux qu’à la même période un an auparavant. Au Maroc, hormis un usage professionnel en interne, certaines entreprises ont fait le choix de communiquer via ces plateformes, comme nous le confirment deux agences de communication de la place. «L’utilisation s’est révélée utile, voire indispensable. L’usage de ces plateformes se limitait auparavant aux réunions avec des partenaires qui se trouvent à l’étranger. Avec la crise, ce mouvement s’est démocratisé. On a pu tout de même distinguer deux types de clients. Ceux qui ont préféré suspendre leurs événements après la crise et ceux qui se sont adaptés pour assurer une communication continue à travers les téléconférences et les webinaires», précise Denis Germain, directeur général de Mozaïk Events & co. Ayant pris goût à une gestion à distance efficiente, certaines entreprises comptent insérer ce dispositif dans leur processus de management habituel. A l’heure actuelle et même avec la levée du confinement, certaines structures maintiennent le télétravail pour certains de leurs collaborateurs. Une tendance qui pourrait se généraliser vu les résultats probants, selon Amine Fares, directeur général de PR Média. «Cette transition a changé la manière de faire, plusieurs clients ont découvert que les visioconférences pouvaient remplacer une réunion en présentiel», poursuit-il. Néanmoins, pour un secteur tel que l’événementiel, il est difficile de remplacer la chaîne de valeur par le digital.


Le présentiel ne peut être remplacé
Certes, les réunions virtuelles permettent un gain de temps considérable, mais elles ne peuvent remplacer le présentiel. Les spécialistes en communication s’accordent à dire que le contact humain demeure impératif surtout dans le domaine professionnel. Aussi, le sentiment de partage est privilégié par le contact direct. Pour Amine Fares, la rencontre live est irremplaçable. Certes, les entreprises ont investi dans les technologies, en cette période de crise, mais la présence physique ne peut être complètement remplacée. Pour le networking, par exemple, il ne peut pas s’effectuer à travers le monde virtuel, car l’impact n’est pas le même. Idem pour les négociations. Par ailleurs, pour des utilisations intermédiaires, le concept a tout son avantage. Ainsi, un usage hybride des plateformes visioconférences a de fortes chances de se développer dans la culture de l’entreprise. «A mon sens, l’utilisation en interne sera adoptée plus qu’en externe. Même après un retour à la normale, les entreprises continueront à priser cet échange à distance. L’on ne peut plus dissocier ces outils de la vie d’aujourd’hui», souligne Denis Germain.
Hormis les avantages que la communication à distance peut procurer, des inconvénients peuvent s’avérer potentiellement néfastes. «Des troubles d’ordre psychologique peuvent subvenir à cause d’une fatigue aiguë due à la durée des visioconférences. De plus, l’absence de langage corporel et l’effort supplémentaire fourni pour maintenir la concentration accentuent la fatigue. S’ajoutent à cela des couacs techniques qui exaspèrent l’utilisateur, d’où l’importance de disposer de conditions favorables pour rendre la pratique confortable», avertit Hicham Iraqi. Ainsi, pour atténuer l’épuisement, des experts recommandent d’espacer et d’alterner les visioconférences.
Dans un autre registre, une autre problématique a suscité le débat. Il s’agit de la protection des données personnelles. D’ailleurs, au début du confinement, la plateforme Zoom a été mitraillée partout dans le monde sous prétexte qu’elle contient des vulnérabilités critiques relatives à la sécurité. Même la direction générale de la sécurité des systèmes d’information avait publié en avril dernier un communiqué officiel qui met en garde contre une utilisation controversée des données personnelles. Il semblerait que l’afflux massif de nouveaux utilisateurs a compromis la performance de la plateforme en matière de protection des données, ce qui a engendré le «Zoom bombing», une appellation attribuée aux intrusions de personnes malintentionnées dans des appels vidéos. Mais après un épisode noir qui a terni l’image de l’application, les dirigeants ont repris les choses en main. Désormais, Zoom est accessible via un mot de passe. Une option «Security» a également été insérée pour évincer les participants pirates. Consciente de ces menaces, Microsoft a pris les dispositions nécessaires pour protéger ses utilisateurs. La compagnie adopte en effet le règlement européen de la protection des données personnelles. «Pour éviter toute intrusion, nous disposons de mécanismes spécifiques d’utilisation de données personnelles, d’ailleurs nous demandons toujours l’agrément de l’utilisateur et l’enregistrement des visioconférences ne peut s’effectuer à l’insu des participants. De plus, concernant les données sur le cloud, le mécanisme y afférent est contrôlé par un système d’audit à travers des certifications», insiste Hicham Iraqi Houssaini.
Il faut dire que ce système de communication à distance n’en est pas à ses débuts. C’est dans les années 90 que la technologie de la visiophonie a été développée. Une pratique adulée par les services de l’armée américaine, car elle leur permettait des correspondances en temps réel avec les différentes bases ainsi que les alliés.